こんにちは。けいです。
タスクを管理する際にこう言った質問が多いと思います。
タスクの管理って何から始めればいいのかわからない。
この質問にとても簡単に答えると、
- タスクをすべて書き出す
- タスクの優先順位を決める
- タスクリストを持ち歩く
これをするとタスクの管理はすべて終わってしまいます。
ただここがわかっても「タスクの書き出し方」「優先順位のつけ方がわからない」という方もいると思います。
今日はそこを具体的に説明していこうと思います。
タスクの書き出し方
タスクを書くポイントは4つです。
- 細かくする
- 種類を分ける
- 期限を書く
- 余白をつくっておく
ではこの4つについて説明していきます。
細かくする
細かくするとは一つのタスクの量をなるべく細かく分けるということです。
「宿題をする」と書くと一つのタスクをするのに長い時間がかかりますが、「1ページ目をする」「2ページ目をする」という風に一つのタスクの量を減らすことでタスクの達成感を簡単に得ることができます。
さらに、少しの時間で1つのタスクを終わらせることができます。もしタスクを多く設定してしまっていると、少しの隙間時間ができても「これはできない」となってしまいます。
私は実際に英単語を毎日1050個見るというタスクをこなしていましたが、1～400、400～750、750～1050といったように細かく分けていました。
種類を分ける
タスクの種類を分けるとは、そのタスクがどういったタイプのタスクなのかをを決めるということです。
タスクの種類を分けることで、タスクの優先順位を決めることにつながります。
タスクの種類は大きく分けると2つあります。以下タスクを管理するために分ける種類がたくさん出てきますが、最低これだけは分けておきましょう。
- 自分のみ関係があるタスクか
- 他人が関係が関係しているタスクか
それぞれどういった意味なのか具体的に説明していきます。
自分のみ関係があるタスク
自分のに関係があるタスクとは、もし達成できなかったとしても人に迷惑がかからないタスクのことを言います。
具体的には「○○を買う」「○○を掃除する」などといったタスクです。
余裕がある方はこのタスクをもう一度以下の二つに分けてみてください。
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他人が関係が関係しているタスク
他人が関係が関係しているタスクとは、達成できなかった場合人に迷惑がかかってしまうタスクのことを言います。
具体的には、「家賃の振り込み」「バイトのシフト表の提出」などといったタスクです。
期限を書く
タスクをかきだしたらそのタスクに期限をつくりましょう。
期限も優先順位を決める際に重要な要素となります。
「大学の提出物」ならあらかじめ期限が決まっていますが、「部屋のかたづけ」などは期限が決まっていないので自分で期限を決めましょう。
もともと期限が決まっているタスクは、本当の提出期限よりも3日ほど早めに書いておくことをおススメします。こうすることで心に余裕が生まれます。
余白をつくっておく
タスクリストを詰めて書いてしまうと、新しくタスクが増えた時に書く場所がなくなってしまいます。
私の場合、大学に行って来週までの課題が出た時に、タスクリストに書く場所がないとストレスに感じてしまいます。
タスクリストには十分な余白を取っておきましょう。
優先順位の決め方
上記のことがすべて終われば最後にタスクの優先順位を決めていきます。
順位は以下の通りです。
- 期限が早くて他人が関係あること
- 期限は早いが自分のこと
- 期限に余裕があり他人が関係あること
- 期限に余裕があり自分のことで絶対にないといけないこと
- 期限に余裕があり自分のことで成長につながること
自分のタスクをこれと見比べて優先順位をつけてみてください。
期限の余裕は人によって違いますが、私は3日以内にしなくてはならないタスクは「期限が早い」に分類しています。
また、毎日やる予定のタスクは「何時までにやる」と決めてみてください。
私はタスクをする際のことを考えて、優先順位によって書く色を使い分けています。赤色から順番にしていくという仕組みになっています。よければ参考にしてみてください。
タスクリストを持ち歩く
タスクリストをつくって満足してはいけません。タスクリストを持ち歩くようにしましょう。持ち歩いていれば、大学の講義で課題が出されてもすぐに書き込むことができます。
紙のみで持ち歩くことに抵抗がある方はタスクリストを付せんにしてしまえば、自分のノートや手帳に張って持ち歩くこともできます。
私は手帳のメモ欄に付せんを毎日張り替えて使っています。
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